Ergänzende Datenschutzinformation – KI-Beleganalyse
Die KI-Erkennung ist eine optionale Funktion in HOLZPLANER24. Zunächst werden PDF-Text beziehungsweise Texterkennung lokal im Browser verarbeitet. Erst nach ausdrücklicher Auswahl und einem Klick auf „KI-Analyse starten“ wird der extrahierte Text über den geschützten HOLZPLANER24-Server an die OpenAI-API zur Strukturierung übertragen.
Welche Daten übertragen werden
Der Text kann Belegnummern, Namen von Lieferanten und Ansprechpartnern, Anschriften, Leistungsbeschreibungen, Daten und Geldbeträge enthalten. Die Original-PDF- oder Bilddatei wird bei diesem Analysevorgang nicht an die KI weitergegeben, sondern bleibt in der privaten Belegablage.
Zweck und Kontrolle
Die Verarbeitung dient ausschließlich dem Erstellen unverbindlicher Vorschläge für die Betriebsausgabe und eine mögliche betriebliche Zuordnung. Es erfolgt keine automatische Verbuchung. Der Betrieb muss die Angaben mit dem Originalbeleg vergleichen und die Speicherung selbst bestätigen.
Technische Schutzmaßnahmen
Die API-Zugangsdaten bleiben serverseitig. Der für die KI übermittelte Rohtext wird nicht in der neuen Kontingent-/Statistiktabelle von HOLZPLANER24 gespeichert. Erfasst werden Betrieb, Kalendermonat, Anzahl erfolgreicher Analysen sowie technische Token-Verbrauchswerte. Die weitere Datenverarbeitung durch den API-Anbieter und Vertragsbedingungen müssen vor produktiver Aktivierung datenschutzrechtlich geprüft werden. Insbesondere ist die Verarbeitung personenbezogener Lieferantendaten durch den Betrieb rechtlich zu bewerten.
Optionale Belegkamera am Handy
Wenn Sie den QR-Handyscanner am PC ausdrücklich starten, wird ein auf acht Minuten befristeter Einmal-Link für diesen Betrieb erzeugt. Das mit dem Handy ausgewählte Foto wird über HOLZPLANER24 in einer privaten, vorübergehenden Belegablage zwischengespeichert, um es im geöffneten PC-Formular anzuzeigen. Nach Übernahme und Bestätigung wird die temporäre Kopie entfernt; abgelaufene Sitzungen und verbleibende Fotos werden zusätzlich automatisiert bereinigt. Erst nach ausdrücklicher Prüfung und Speicherung wird der Beleg als Betriebsausgabe abgelegt. Die Handyübertragung ruft keinen KI-Anbieter auf und belastet nicht das KI-Kontingent.
Kontingent
50 erfolgreiche Analysen pro Betrieb und Kalendermonat sind im regulären Abo enthalten. Manuelle Erfassung und lokale OCR sind unabhängig davon verfügbar.
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